مقدمة
يعاني أولياء الأمور في كثير من المدارس من صعوبة الوصول إلى القسم المناسب عند طرح استفسار أو تقديم طلب. في كثير من الحالات، تُرسل الرسائل إلى موظف واحد فقط داخل القسم، مما يؤدي إلى تأخير الرد أو ضياع الرسالة أو حتى تجاهلها في بعض الأحيان.
استجابةً لهذا التحدي، قدمت سكول فويس ميزة «قنوات المحادثة» التي تنظم عملية التواصل بين أولياء الأمور والأقسام المختلفة داخل المدرسة. تتيح هذه الميزة توجيه الرسائل إلى قناة مخصصة لكل قسم، بحيث تصل إلى الفريق بأكمله وليس إلى شخص واحد، مما يضمن سرعة الرد وتحسين الرقابة من خلال إشراف مباشر من الإدارة أو رئيس القسم.
ولا تقتصر هذه القنوات على الأقسام الإدارية فقط، بل يمكن أيضًا تخصيصها لمبادرات مدرسية أو فرق عمل مشتركة تضم موظفين ومعلمين، مع مرونة في الإشراف عليها بحسب طبيعة المبادرة أو الفريق.
ما المشكلة التي تعالجها الميزة؟
الرسائل كانت تصل إلى موظف واحد فقط.
في حال غياب هذا الموظف، لا يتم الرد على الرسائل.
صعوبة الإشراف الإداري على المحادثات.
تأخير في التعامل مع استفسارات أولياء الأمور.
فوائد قنوات المحادثة
للمدرسة:
كل قسم يستقبل الرسائل عبر قناة موحدة.
يمكن لأي موظف ضمن الفريق الرد على الرسائل.
يتم الإشراف من قبل إدارة المدرسة أو رئيس القسم على جميع المحادثات لضمان الجودة.
سرعة الرد وتحسين التنظيم.
للمعلم:
تقليل الرسائل الإدارية التي تصله.
توجيه أولياء الأمور إلى القسم المعني بسهولة.
التركيز فقط على التواصل التعليمي.
لولي الأمر:
استجابات أسرع دون الحاجة لمتابعة أو تكرار الرسالة.
وضوح في الجهة المسؤولة عن كل نوع من الاستفسارات.
تقليل الإحباط الناتج عن التواصل مع الشخص الخطأ.
تجربة استخدام أكثر احترافية وسلاسة.
متابعة المحادثة بشكل مركزي في مكان واحد دون تشتت.
كيف تعمل الميزة؟
أولًا: من جهة الإدارة
الدخول إلى لوحة الإدارة: schoolvoice.com/admin
الذهاب إلى قسم "جهات الاتصال" ومنح صلاحية "إدارة القنوات" للمسؤول المعني داخل المدرسة.
الدخول إلى قسم "محادثات الويب".
إنشاء القنوات الخاصة بكل قسم أو مبادرة.
تسمية القناة باسم القسم أو المبادرة حسب الاستخدام.
تعيين الموظفين والمعلمين المخولين بالرد داخل كل قناة.
ستظهر القناة بهذا الشكل، يمكنك تعديل معلومات القناة أو مسحها بسهولة أيضًا بعد إنشائها.
متابعة المحادثات من لوحة التحكم الرئيسية ومراقبة التفاعل لضمان جودة الخدمة.
ثانيًا: من جهة الموظف
عند وصول رسالة من ولي الأمر للقناة، تظهر لجميع موظفي القسم.
يمكن للموظف المتاح الرد مباشرة.
الرد يتم باسم الموظف داخل القناة، ويظهر لدى ولي الأمر بلون مميز لتسهيل التمييز.
يمكن التمييز بين المحادثة الفردية والمحادثة التي تصل من قناة قسم من خلال أيقونة صغيرة تظهر أسفل اسم ولي الأمر، توضّح اسم القناة أو القسم المرسل إليه.
جميع المحادثات تكون مرئية لرئيس القسم.
يُفضل الرد السريع أو إعادة توجيه الرسالة داخليًا إذا لزم.
كل موظف يمكنه متابعة المحادثات السابقة ضمن القناة.
ثالثًا: من جهة ولي الأمر
الذهاب إلى "أبنائي" ← "محادثات المعلمين" ← "الإداريون".
اختيار القسم أو المبادرة المناسبة لبدء المحادثة.
يمكن متابعة الردود داخل نفس المحادثة.
يمكن التفرقة بسهولة بين الردود بفضل الألوان المختلفة لأسماء الموظفين داخل المحادثة.
عند الضغط على اسم القسم داخل المحادثة، تظهر قائمة الموظفين داخل القناة، مع المسمى الوظيفي لكل فرد.
ختامًا
ميزة قنوات المحادثة من سكول فويس توفر حلًا عمليًا ومنظمًا لتحديات التواصل اليومي داخل المدارس. بفضل هذه الميزة، يحصل ولي الأمر على استجابة أسرع، ويخف العبء عن المعلمين، وتتمكن الإدارة من ضبط جودة التفاعل عبر كل قسم أو مبادرة.
لبدء استخدام هذه الميزة، تواصل مع أحد خبراء التواصل في سكول فويس لتفعيلها ضمن مدرستك.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
ما فائدة ميزة قنوات المحادثة مقارنة بالطريقة القديمة للتواصل؟
في السابق، كانت الرسائل تذهب إلى موظف محدد، مما يسبب تأخيرًا إذا لم يكن متاحًا. الآن، تصل الرسائل إلى فريق كامل داخل القسم أو المبادرة، فيتم الرد بشكل أسرع وتحت إشراف مباشر من الإدارة.
هل يمكن تخصيص الأقسام أو المبادرات التي تظهر لأولياء الأمور؟
نعم. المدرسة هي من تتحكم في تفعيل أو إخفاء القنوات، سواء كانت لأقسام إدارية أو مبادرات مدرسية، ويمكنها تعيين الموظفين أو المعلمين المخولين بالرد داخل كل قناة.
هل يسهل على ولي الأمر اسم الموظف المُرسِل؟
نعم، في قنوات الأقسام أو المبادرات يظهر اسم كل موظف يرد على الرسالة داخل المحادثة، بلون مميز يساعد ولي الأمر على معرفة صاحب الرد في كل مرة.
ماذا يحدث إذا لم يرد أحد من القسم على رسالة ولي الأمر؟
نظرًا لأن الرسالة تظهر لجميع أعضاء القناة، فإن احتمالية عدم الرد منخفضة جدًا. وإذا تأخر الرد، يمكن لرئيس القسم أو مشرف القناة التدخل أو مراجعة الموقف من لوحة التحكم.
هل يمكن للمدرسة إنشاء قنوات لمبادرات داخلية؟
نعم، يمكن إنشاء قنوات مخصصة لمبادرات تعليمية أو أنشطة مدرسية تجمع بين موظفين ومعلمين، وتخضع لإشراف الإدارة أو رئيس المبادرة.
كيف يمكن للموظف التفرقة بين المحادثة الفردية وتلك التي تأتي من قناة؟
تظهر أيقونة صغيرة أسفل اسم ولي الأمر داخل المحادثة توضّح أن الرسالة واردة من قناة قسم أو مبادرة، وتعرض اسم القناة بوضوح، مما يساعد الموظف على معرفة السياق.
